Tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja.

REKISTERINPITÄJÄ

Järvenpään Mestariasunnot Oy
Mannilantie 43, 2. kerros
PL 105
04401 JÄRVENPÄÄ
y-tunnus 0726386-6

Yhteyshenkilö tietosuoja- asioissa

Asema/Nimi
Ansa Strandberg

puhelin
040 5947019

sähköposti
if.tonnusairatsemnull@grebdnarts.asna

postiosoite
kuten yllä

ASIAKAS- JA HAKEMUSREKISTERI

Järvenpään Mestariasunnot Oy:n asiakasrekisteri. Järvenpään Mestariasunnot Oy on osa Järvenpään kaupunkikonsernia.

Yleistä henkilötietojen käsittelystä

Järvenpään Mestariasuntojen vuokraustoiminta edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Tämä käsittely perustuu vuokrasopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen tai sen täytäntöönpanoon, oikeutettuun etuumme käsitellä tietoja, lakiin tai antamaasi suostumukseen. Näin henkilötietoja käytetään esimerkiksi asiakassuhteen hoitoon, asuntojen kunnossapitotehtäviin, asiakastyytyväisyys- ja muihin kyselyihin sekä asiakasviestintään, asumiseen liittyvien palveluiden kehittämiseen sekä asuntojen markkinointiin.

Henkilötietoja kerätään pääasiassa suorana sinulta. Lisäksi henkilötietoja kerätään mm. Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä sekä Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä. Asiakaspalvelun ja vuokravalvonnan asiakaspalvelun puhelut nauhoitetaan asiakaspalvelutapahtumien todentamiseksi sekä asiakaspalvelun laadun valvomiseksi ja kehittämiseksi.

Siltä osin kuin Asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassaolevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä asiakkaan eli rekisteröidyn oikeudet.

1. ASIAKASREKISTERIN TIETOSISÄLTÖ / MITÄ TIETOJA KERÄÄMME?

Keräämme sinusta tässä tietosuojaselosteessa myöhemmin kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käyttötarkoitus määrittää minkälaista tietoa sinusta kerätään missäkin tilanteessa. Voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja asunnon hakijoista, suositeltavista asiakkaista, vuokralaisista sekä mahdollisista kanssavuokralaisista:

  • Asiakkaan perustiedot, kuten etu- ja sukunimet, henkilötunnukset, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) sekä kotipaikkakunta
  • Asiakkaan itse antamat muut tiedot, jotka on erikseen eritelty hakulomakkeessa

Asiakkuuteen, vuokrasuhteeseen, niiden perustamiseen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten:

  • samassa taloudessa asuvien henkilöiden lukumäärä
  • samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
  • tieto edunvalvojasta
  • tiedot työssäkäynnistä ja työsuhteen kestosta ja laadusta
  • tulo- ja varallisuustiedot
  • vuokralaisen luottotiedot ja muut taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn arvioimista varten
  • laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
  • vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot eli vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, vuokravakuustiedot sekä vuokrasuhteen päättämiset sekä muut vastaavat tiedot
  • alaikäisen vuokralaisen osalta vuokrasopimuksen allekirjoittaneen huoltajan yksilöintitiedot
  • reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot
  • tieto mahdollisesta asukastoiminnan luottamustoimesta
  • sähköisten avainten keräämä tieto eli tiedot sähköisten avainten luovutuksista ja palautuksista sekä kiinteistöjen ovien kulkutietot (avaintunnistetieto, päivämäärä ja kellonaika)
  • pankkitilitiedot vuokrasuhteen mahdollisen vakuuden palauttamiseen liittyen

2. MISTÄ LÄHTEISTÄ TIETOJA KERÄTÄÄN?

Henkilötietoja kerätään suoraan vuokralaiselta tai kanssavuokralaiselta vuokrahakemuksen tai -sopimuksen tekemisen yhteydessä. Henkilötietoja kerätään myös myöhemmin vuokrasuhteen aikana muun muassa sähköisistä avaimista, sähköisistä palveluista sekä asiakaspalvelupuheluista ja -viestinnästä.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös osallistuessasi Järvenpään Mestariasuntojen järjestämiin tapahtumiin tai asiakaskyselyihin.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Väestörekisterikeskuksesta ja luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE / MIKSI KERÄÄMME TIETOJANNE?

Henkilötietojen keräämisen tarkoitus

a) Sopimus-, asiakas- tai niihin rinnastettava muu suhde

Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän

  • sopimus- tai asiakassuhde
  • hakemus / asiakasrekisteriin liittyvä suhde vuokralaisen kanssa
  • käsittelyperuste:
    • oikeutettu etu voimassa olevien vuokrasopimusten osalta
    • asuntohakemusten kohdalta vuokrasopimusten solminen

Rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja myös markkinointiin.

Tässä kohdassa a) mainituista henkilöistä käytetään tässä selosteessa nimitystä Asiakas.

b) AHVL lainsäädäntöön perustuva toimeksiantojen hoitaminen.

c) Suostumukseen perustuva tietojen tallentaminen

Sikäli kuin edellä sanottuihin lakeihin tai olosuhteisiin perustuva rekisteröintioikeus ylittyy, tai mainittua muuta oikeusperustaa ei ole, pyydetään Asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietojen tallentamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen. (Asuntohakemuksen uusiminen)

Tietojen käyttötarkoitus

Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin pääasiallisiin tarkoituksiin:

  • asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
  • palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen
  • laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen
  • asiakasviestintä ja markkinointi
  • palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja tahojen oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen,
  • rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, sekä
  • muut vastaavat käyttötarkoitukset.

TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Vuokra-asuntohakemusten yhteydessä kerätyt henkilötiedot säilytetään arava- ja korkotukilainoitettujen asuntojen osalta 5 vuoden ja muiden osalta 3 vuoden ajan siitä, kun hakija on viimeksi jättänyt hakemuksen, ellei hakija ole tehnyt vuokrasopimusta Järvenpään Mestariasuntojen kanssa.

Vuokrasopimukseen perustuvat vuokralaisen ja muiden vuokra-asunnossa asuvien henkilöiden henkilötiedot poistetaan viimeistään 7 vuoden kuluttua siitä, kun vuokrasopimus on päättynyt tai vuokrasopimukseen liittyvät Mestariasuntojen ja vuokralaisen oikeudet ja velvoitteet ovat päättyneet.

Henkilötietoja voidaan säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen Järvenpään Mestariasuntojen lain, asetuksen tai muun viranomaislähteen määräämän velvoitteen täyttämiseksi, Joidenkin sosiaalisen median palveluiden viestinnällisiin osioihin jää näkyviin tuottamaasi sisältö myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

Tietoja säilytetään toimeksiannon päättyessä ko. tiedon lakiin perustuvien säilytysaikojen mukaisesti.

TIETOJEN SIIRTO JA LUOVUTUS / MIHIN TIETOJA VOIDAAN ANTAA?

Asiakkuuteen liittyviä henkilötietoja voidaan käyttää Järvenpään Mestariasuntojen asiakasviestintään ja markkinointiin. Lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää Järvenpään Mestariasuntojen liiketoiminnan ja palveluiden suunnitteluun ja kehittämiseen. Edellä mainittu käsittely perustuu Järvenpään Mestariasuntojen oikeutettuun etuun ja intressiin analysoida ja kehittää liiketoimintaansa sekä markkinoida ja viestiä palveluistaan asiakkailleen henkilötietoja hyödyntäen.

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta konsernin ulkopuolelle. Rekisterinpitäjä voi pyydettäessä luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa, sekä osapuolten välisen sopimuksen toteuttamiseksi tai asiallisen yhteyden täyttyessä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa siten esimerkiksi viranomaisille lain edellyttämissä tapauksissa.

Olemme tehneet yhteistyökumppanien kanssa sopimuksia, jotka sisältävät henkilötietojen käsittelyn Järvenpään Mestariasuntojen puolesta. Henkilötietoja voidaan näin siirtää Järvenpään Mestariasuntojen alihankkijoille, kuten maksupalveluntarjoajille, muille palveluntarjoajille tai kiinteistöhuoltoyhtiöille, jotka käsittelevät henkilötietoja Järvenpään Mestariasuntojen lukuun salassapitovelvollisuuden ja sitovan tietosuojasopimuksen mukaisesti.

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjän tietojen käsittelyn ulkoistamisen yhteydessä henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta, mutta tällöin vain rekisterinpitäjän lukuun. Sellaisia alihankkijoita voivat olla esim. markkinointijärjestelmien palveluntarjoajat.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET / MITEN SUOJAAMME HENKILÖTIETOJANNE?

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää Asiakasrekisterin pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös muille käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja alihankkijoiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

Lisäksi ainoastaan yksilöidyillä Järvenpään Mestariasuntojen ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin Järvenpään Mestariasuntojen myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella.

ASIAKKAAN OIKEUDET / MITEN VOIN TOIMIA VARMISTAAKSENI KÄSITTELYN LAINMUKAISUUDEN?

Oikeus tietojen tarkastamiseen, saamiseen ja siirtämiseen

Sinulla on oikeus tutustua hallussamme oleviin henkilötietoihisi eli sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja ja tarkastaa, mitä sinua koskevia henkilötietoja rekisteriimme on tallennettu. Sinulla on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

Tietoja pyydettäessä on ilmoitettava nimi, osoite ja henkilötunnus, halutaanko tarkastaa johonkin tiettyyn asiaan liittyviä tietoja, kaikki tiedot vai tiedot joltain tietyltä ajanjaksolta. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti tai se voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti. Tarkastuspyyntö voidaan evätä tai sen toteuttamista rajoittaa laissa säädetyin perustein, muiden henkilöiden yksityisyyden suojan tai Järvenpään Mestariasuntojen liikesalaisuuksien perusteella. Tarkastuspyynnön käyttäminen on ja jäljennöksen toimittaminen ovat lähtökohtaisesti maksuttomia, mutta voimme periä näiden toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun, mikäli jäljennöksiä pyydetään toistuvasti tai pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia.

Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot Asiakkaalle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

Asiakkaalla on oikeus saada häntä koskevat itse toimittamansa asiakastiedot siirretyksi kolmannelle osapuolelle jäsennellysti ja yleisesti käytössä olevassa koneellisesti luettavassa muodossa (jos se on teknisesti mahdollista). Rekisterinpitäjä säilyttää kuitenkin siirretyt tiedot tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Oikeus virheellisen tiedon oikaisemiseen

Asiakkaalla on oikeus oikaista itseään koskevia henkilörekisteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä.

Oikeus tiedon käsittelyn vastustamiseen tai rajoittamiseen ja tiedon poistamiseen

Sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen syyhyn perustuen vastustaa sellaista suorittamaamme henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu Järvenpään Mestariasuntojen oikeutettuun etuun. Sinun tulee tässä tapauksessa ottaa yhteyttä meihin ja eritellä ne perusteet, joiden nojalla vastustat käsittelyä. Voimme evätä vastustamista koskevan pyynnön laissa säädetyin perustein.

Asiakkaalla on oikeus vastustaa häntä itseään koskevia tietojen käsittelyä suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten sekä rajoittaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, sekä oikeus saada häntä koskevat jo rekisteröidyt mainittuun tarkoitukseen tallennetut henkilötiedot poistetuksi, vaikka peruste tiedon käsittelylle muutoin olisikin.

Oikeus suostumuksen peruuttamiseen

Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu Sinun antamaasi suostumukseen, on suostumus koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla tässä selosteessa mainitulle rekisterinpitäjän edustajalle. Pyynnön perusteella poistetaan kaikki ne tiedot, joita ei ole säilytettävä, tai voida säilyttää, lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla.

Menettely oikeuksien käyttämisessä

Tarkastus-, oikaisu- tai muun pyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tässä selosteessa mainituilla yhteystiedoilla. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä.

Pyynnön voi esittää yhtiön asiakaspalvelussa kirjallisesti. Pyynnön esittäjältä edellytetään henkilöllisyyden todistamista. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos emme ole noudattaneet toiminnassamme soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

PROFILOINTI JA AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Rekisterinpitäjä ei tee henkilötietojen pohjalta Asiakkaaseen kohdistuvaa profilointia tai käytä automaattista päätöksentekoa.

MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Lue tietosuojaseloste aika ajoin, jotta saat ajantasaista tietoa mahdollisista muutoksista.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 14.6.2018

Veikko Simunaniemi
toimitusjohtaja

Ansa Strandberg
Yhteyshenkilö tietosuoja- asioissa